L'enquête interne : un outil devenu incontournable

Depuis l'entrée en vigueur de la loi Sapin II, les entreprises de plus de 500 salariés doivent disposer d'un dispositif d'alerte interne permettant aux employés de signaler des comportements contraires au code de conduite. Cette obligation a mécaniquement multiplié le nombre d'alertes reçues par les organisations, et donc le nombre d'enquêtes à mener.

Mais au-delà de l'obligation légale, l'enquête interne répond à un besoin opérationnel évident. Face à des allégations de corruption, de harcèlement, de fraude ou de manquement éthique, l'entreprise ne peut pas rester passive. Elle doit établir les faits, protéger les personnes concernées et, le cas échéant, prendre les mesures qui s'imposent.

L'enjeu est considérable : une enquête mal conduite peut compromettre d'éventuelles poursuites disciplinaires, exposer l'entreprise à des contentieux, ou pire, laisser perdurer des situations inacceptables. À l'inverse, une enquête rigoureuse permet de traiter efficacement les problèmes tout en préservant les droits de chacun.

Première étape : réceptionner et qualifier l'alerte

Tout commence par la réception d'un signalement. Ce moment est crucial : la manière dont l'entreprise réagit dans les premières heures conditionne souvent la suite de la procédure.

Accuser réception sans délai

Le lanceur d'alerte a fait une démarche qui lui a probablement coûté. Il s'est exposé, a pris un risque professionnel et personnel. Ne pas lui répondre, c'est lui envoyer un signal désastreux sur la crédibilité du dispositif d'alerte.

Un courriel d'accusé de réception doit être envoyé rapidement. Ce message remplit plusieurs fonctions :

• Il confirme que le signalement a bien été reçu et sera traité
• Il rappelle les protections légales dont bénéficie le lanceur d'alerte
• Il informe sur les droits relatifs aux données personnelles (accès, rectification)
• Il précise les prochaines étapes et le délai approximatif de traitement

Évaluer la recevabilité et l'opportunité d'enquêter

Toute alerte ne justifie pas nécessairement une enquête formelle. Certains signalements peuvent être manifestement infondés, relever d'un simple malentendu, ou concerner des faits déjà traités. D'autres, au contraire, décrivent des situations graves nécessitant une investigation approfondie.

Cette phase de tri est délicate. Elle doit être menée avec discernement pour éviter deux écueils opposés :

• L'excès de prudence : déclencher une enquête lourde pour des faits mineurs, au risque de créer un climat de suspicion disproportionné
• La minimisation : écarter trop vite des signalements qui mériteraient d'être investigués, ce qui pourrait être reproché ultérieurement à l'entreprise

Les critères à prendre en compte incluent la gravité potentielle des faits, leur vraisemblance au regard des éléments fournis, l'existence d'autres signalements convergents, et les risques pour les personnes ou l'organisation.

Constituer l'équipe d'enquête : un choix déterminant

La crédibilité d'une enquête interne repose largement sur les personnes qui la conduisent. Leur compétence, leur indépendance et leur impartialité doivent être irréprochables.

Les qualités indispensables des enquêteurs

Les personnes désignées pour mener l'enquête doivent réunir plusieurs caractéristiques :

• La compétence : elles doivent maîtriser les techniques d'investigation, savoir conduire un entretien, analyser des documents, recouper des informations
• L'indépendance : elles ne doivent pas avoir de lien hiérarchique ou personnel avec les personnes concernées par l'enquête
• L'impartialité : elles doivent aborder l'enquête sans préjugé, en recherchant la vérité plutôt qu'en cherchant à confirmer une hypothèse
• La discrétion : elles doivent être capables de préserver la confidentialité tout au long de la procédure

Qui peut enquêter ?

Plusieurs profils peuvent être mobilisés, selon la nature des faits et les ressources de l'entreprise :

• Le référent alerte, naturellement positionné pour ce type de mission
• Le responsable conformité ou déontologie
• Le délégué à la protection des données, habitué à traiter des informations sensibles
• Le directeur juridique ou son équipe
• Le responsable des ressources humaines, pour les aspects disciplinaires

Pour les affaires complexes ou sensibles, le recours à des intervenants externes — avocats, consultants spécialisés — peut s'avérer judicieux. Leur regard extérieur renforce l'objectivité de l'enquête, et le secret professionnel de l'avocat offre une protection supplémentaire aux échanges.

Prévenir les conflits d'intérêts

Avant de commencer, chaque membre de l'équipe d'enquête doit s'interroger sur l'existence d'éventuels conflits d'intérêts. Une relation personnelle avec le lanceur d'alerte ou avec la personne mise en cause, une implication même indirecte dans les faits signalés, ou tout autre élément susceptible d'affecter l'objectivité doit conduire au retrait de l'enquête.

Préparer l'enquête : la phase de planification

Une enquête interne ne s'improvise pas. Avant de convoquer qui que ce soit ou de consulter le moindre document, un travail de préparation s'impose.

Définir le périmètre et les objectifs

L'enquête doit être cadrée dès le départ. Quels faits cherche-t-on à établir ? Quelle période est concernée ? Quelles personnes sont potentiellement impliquées ? Quels documents sont susceptibles d'être pertinents ?

Ce cadrage initial permet d'éviter deux dérives : l'enquête trop étroite, qui passe à côté d'éléments importants, et l'enquête qui s'égare dans des directions sans rapport avec le signalement initial.

Établir un plan d'action structuré

Un plan d'enquête efficace comprend généralement :

• La liste des faits à vérifier, hiérarchisés par ordre d'importance
• La liste des personnes à auditionner, dans un ordre logique (généralement du plus périphérique au plus central)
• La liste des documents à collecter et leur localisation probable
• Les mesures conservatoires éventuelles : mise à pied, restriction d'accès, préservation de données
• Un calendrier prévisionnel réaliste mais suffisamment serré pour maintenir la dynamique

Organiser la logistique des auditions

Les conditions matérielles des entretiens ne sont pas anodines. Un lieu neutre, à l'écart des espaces de travail habituels, favorise la confidentialité et met la personne auditionnée plus à l'aise. La présence de deux enquêteurs — l'un menant l'entretien, l'autre prenant des notes — permet une meilleure qualité d'écoute et une trace plus fiable des échanges.

Conduire les auditions : rigueur et respect des droits

L'audition est le cœur de l'enquête interne. C'est là que se recueillent les témoignages, que se confrontent les versions, que se dessine progressivement la réalité des faits.

Les principes directeurs

La jurisprudence a posé des exigences claires : l'enquête doit être conduite « de façon méticuleuse, paritaire et loyale ». Concrètement, cela signifie :

• Méticuleuse : chaque élément doit être vérifié, recoupé, documenté
• Paritaire : toutes les parties doivent être entendues avec la même attention
• Loyale : aucun stratagème, aucune manipulation, aucune pression

L'enquête doit également être menée à charge et à décharge. L'objectif n'est pas d'accumuler des éléments contre une personne préalablement désignée comme coupable, mais de rechercher la vérité, quelle qu'elle soit.

Les droits de la personne auditionnée

Bien que l'enquête interne ne soit pas soumise aux règles de la procédure pénale, il est fortement recommandé d'accorder aux personnes auditionnées des garanties équivalentes à celles de l'audition libre :

• Être informée des faits sur lesquels porte l'enquête
• Être informée du caractère non coercitif de l'entretien
• Pouvoir garder le silence sur certaines questions
• Pouvoir être assistée d'un conseil
• Avoir accès au compte rendu de son audition pour le valider ou le compléter

Ces droits doivent idéalement être notifiés dès la convocation, envoyée au moins trois jours ouvrés avant l'entretien.

Les erreurs à éviter pendant l'audition

Certaines pratiques peuvent compromettre la validité de l'enquête ou exposer l'entreprise à des contentieux :

• Poser des questions orientées qui suggèrent la réponse attendue
• Exercer une pression psychologique pour obtenir des aveux
• Promettre des contreparties en échange de déclarations
• Mentir sur les éléments dont dispose l'enquêteur
• Menacer de sanctions en cas de non-coopération

Clôturer l'enquête et en tirer les conséquences

Rédiger le rapport d'enquête

À l'issue des investigations, un rapport écrit doit synthétiser l'ensemble de la démarche. Ce document, qui engage la responsabilité de ceux qui l'ont rédigé, comprend généralement :

• Le rappel du contexte et de l'origine du signalement
• La description de la méthodologie suivie
• La synthèse des éléments recueillis, témoignages et documents
• L'analyse de ces éléments au regard des faits allégués
• Les conclusions des enquêteurs sur la matérialité des faits
• Le cas échéant, des recommandations sur les suites à donner

Communiquer les résultats

La confidentialité impose de limiter strictement la diffusion des conclusions. Seules doivent être informées les personnes qui ont besoin de l'être :

• Le lanceur d'alerte, sur les suites données à son signalement
• La ou les personnes mises en cause, sur les conclusions les concernant
• Les instances dirigeantes habilitées à décider des suites
• Le cas échéant, les autorités judiciaires si des faits délictueux sont établis

Décider des suites appropriées

Si les faits sont établis, plusieurs types de suites peuvent être envisagées :

• Disciplinaires : sanction proportionnée à la gravité des faits, du simple avertissement au licenciement
• Organisationnelles : modification des procédures, renforcement des contrôles, formation des équipes
• Judiciaires : transmission du dossier aux autorités compétentes si les faits sont susceptibles de qualification pénale

Si les faits ne sont pas établis, le dossier est classé. Les données collectées doivent être détruites dans un délai de deux mois, sauf si un contentieux est en cours ou prévisible.

Les clés d'une enquête réussie

Une enquête interne bien menée repose sur quelques principes simples mais exigeants : réactivité dans le traitement de l'alerte, rigueur dans la conduite des investigations, respect scrupuleux des droits des personnes, et transparence dans la communication des résultats.

Pour les entreprises, investir dans la professionnalisation de cette fonction est un choix stratégique. Les dispositifs d'alerte et d'enquête efficaces permettent de détecter les problèmes avant qu'ils ne dégénèrent, de protéger les lanceurs d'alerte qui jouent un rôle essentiel de vigie, et de démontrer aux parties prenantes que l'organisation prend ses engagements éthiques au sérieux.